Sanal Santral Ne İşe Yarar?

Sanal santral, geleneksel fiziksel telefon santrallerinin yerini alan, bulut tabanlı ve internet üzerinden çalışan yeni nesil iletişim sistemidir. Fiziksel cihaz yatırımı gerektirmez ve tüm yönetim web paneli üzerinden yapılır.

Bulut santral sistemleri sayesinde işletmeler;

• Karşılama anonsu (IVR) oluşturabilir

• Departmanlara göre çağrı yönlendirme yapabilir

• Çağrı kuyruğu tanımlayabilir

• Görüşmeleri kayıt altına alabilir

• Uzaktan çalışan personeli sisteme dahil edebilir

• Mobil ve masaüstü uygulama ile her yerden erişim sağlayabilir

Özellikle çok şubeli firmalar, uzaktan çalışan ekipler ve kurumsal işletmeler için maliyet avantajı ve esneklik sağlar.

Sanal Santral Nasıl Kurulur?

Sanal santral kurulumu oldukça hızlıdır ve fiziksel altyapı gerektirmez.

Kullanım seçenekleri:

• Mobil telefonlara kurulan softphone uygulamaları

• Bilgisayara yüklenen sanal telefon programları

• IP destekli masaüstü sabit telefonlar

• Web tabanlı arayüz üzerinden kullanım

Kurulum sonrası tüm kullanıcı tanımlamaları, dahili ekleme, çağrı yönlendirme, IVR senaryosu oluşturma ve raporlama işlemleri yönetim panelinden yapılır.

Sanal Santral Nasıl Çalışır?

Müşteri işletmenizi aradığında sistem otomatik olarak çağrıyı karşılar ve önceden tanımlanan IVR (sesli yanıt sistemi) devreye girer.

Örnek karşılama senaryosu:

"Merhaba, kalite standartlarımız gereği görüşmeler kayıt altına alınmaktadır. Dahili numarayı biliyorsanız tuşlayınız. Satış için 1, Muhasebe için 2, Teknik Destek için 3 tuşlayınız."

1 Tuşlandığında

Çağrı satış kuyruğuna düşer. Kuyruk içinde birden fazla dahili bulunabilir.

Kuyruk seçenekleri:

• Sırayla çalma

• En az cevaplayana göre dağıtım

• Rastgele dağıtım

• Aynı anda çalma

Kuyruğa sabit hat ya da GSM numarası eklenebilir. Eğer çağrı cevaplanmazsa:

• Yetkili kişiye SMS bildirimi

• E-posta ile çağrı bilgisi

• Sesli mesaj kaydı gönderimi

gibi aksiyonlar tanımlanabilir.

2 Tuşlandığında

Çağrı doğrudan muhasebe dahili hattına yönlenir.

3 Tuşlandığında

Çağrı GSM numarasına ya da mobil uygulamaya yönlendirilebilir.

Gelişmiş Sanal Santral Özellikleri

• Belirli numaralardan gelen çağrıları IVR’a sokmadan direkt dahiliye yönlendirme

• VIP müşteri tanımlama

• Çağrı kayıt sistemi

• Detaylı çağrı raporlama

• Çağrı analizi ve performans ölçümü

• Mesai saatine göre otomatik senaryo değiştirme

• Tatil günü otomatik anons sistemi

• Farklı departmanlara farklı dış hat numarası tanımlama

• Dış aramalarda farklı numara gösterme (CLI yönetimi)

• CRM entegrasyonu

• API desteği

Bu özellikler sayesinde hem profesyonel kurumsal imaj sağlanır hem de müşteri kaçırma oranı minimuma indirilir.

Sanal Santral Avantajları

• Fiziksel cihaz maliyeti yoktur

• Kurulum hızlıdır

• Uzaktan çalışma uyumludur

• Bakım gerektirmez

• Ölçeklenebilir yapı sunar

• Şube bazlı merkezi yönetim sağlar